Touren planen, ohne Geld zu verbrennen

Eine Tour kann der beste Monat des Jahres werden oder der teuerste. Der Unterschied liegt fast nie an der Stadt, sondern daran, was vorher passiert ist.

Die häufigste Rechnung sieht so aus. Hotel, Anreise, Anzeige, vier Tage vor Ort. Kommen genug Buchungen, hat es sich gelohnt. Kommen sie nicht, war es ein teurer Kurzurlaub. Und ob sie kommen, entscheidet sich zum größten Teil, bevor du losfährst.

Die Ankündigung ist wichtiger als die Anzeige

Das ist der Punkt, an dem die meisten Touren scheitern. Eine neue Anzeige in einer fremden Stadt konkurriert mit allen anderen dort, und du bist die Unbekannte.

Wer dagegen schon einmal bei dir gebucht hat und erfährt, dass du kommst, ist kein neuer Kunde mehr. Er muss nicht überzeugt werden, er muss nur wissen, dass es möglich ist.

Daraus folgt eine einfache Reihenfolge. Zuerst gehen die Nachrichten an die Leute, die dich kennen. Dann kommt die Anzeige für alles, was darüber hinaus geht. Wer nur inseriert, fängt in jeder Stadt bei null an.

Wichtig ist dabei der Zeitpunkt. Zwei Wochen vorher ist meistens richtig. Früher wird es vergessen, später hat er sich den Abend schon anders verplant.

Welche Stadt sich rechnet

Die größte Stadt ist selten die beste. In Berlin, Wien oder Zürich ist die Nachfrage hoch, aber die Konkurrenz ist es auch, und die Hotelpreise sind es ebenfalls.

Rechne stattdessen von deiner eigenen Kundenliste aus. Wenn du weißt, dass sechs frühere Kunden in einer bestimmten Stadt oder deren Umland wohnen, ist das eine belastbarere Grundlage als jede Marktannahme.

Genau dafür lohnt es sich, bei jedem Kunden die Stadt zu notieren, auch wenn du gerade keine Tour planst. Diese Liste ist nach einem Jahr die beste Tourplanung, die du haben kannst.

Wie lange bleiben

Zu kurz ist teuer, weil sich Anreise und Anzeige auf wenige Tage verteilen. Zu lang ist auch teuer, weil die Nachfrage an den letzten Tagen einbricht.

Als Faustregel funktionieren drei bis vier Tage in mittleren Städten und etwas mehr in großen. Wichtiger als die Dauer ist, dass die Termine sich verteilen. Zwei volle Tage und zwei leere sind schlechter als vier gleichmäßige, weil du in den leeren Tagen trotzdem Hotelkosten hast.

Rechne vorher, nicht danach

Der nüchternste Rat und der, den am wenigsten befolgen. Rechne vor der Buchung aus, wie viele Termine du brauchst, damit die Tour aufgeht.

Anreise, Hotel, Anzeigen, Verpflegung. Teile die Summe durch dein übliches Honorar. Das Ergebnis ist die Zahl, ab der du verdienst. Wenn diese Zahl höher ist als das, was du realistisch erwartest, ist die Stadt falsch, der Zeitraum zu kurz oder das Hotel zu teuer.

Diese Rechnung dauert fünf Minuten und verhindert die meisten teuren Touren.

Was danach passiert

Eine Tour endet nicht bei der Abreise. Die Kunden, die dort gebucht haben, sind der Grund, warum die nächste Tour in dieselbe Stadt leichter wird.

Notiere dir nach jeder Tour, wie viele Termine zustande kamen und woher sie kamen, also aus deiner Ankündigung oder aus der Anzeige. Nach zwei oder drei Touren siehst du ein Muster, und dann planst du nicht mehr nach Gefühl.